7 tips voor tijdswinst

Je mailbox puilt uit, je to-do-list lijkt nooit te eindigen

 Je wordt gek van alle dingen waarmee je je moet bemoeien op de werkvloer. Herken je dit beeld? Dan wordt het tijd om beter te gaan organiseren. Productiviteitsexpert Taco Oosterkamp geeft negen tips. “Ondernemers willen te graag aardig gevonden worden. Hou op met dat opendeurbeleid.”

Taco Oosterkamp
Taco Oosterkamp is oprichter van Meereffect en Extreem productief, medeoprichter van de Lifehacking Academy en auteur van de bestseller ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’. Check ook de video’s waarin Taco praktische tips geeft om tijd te besparen.

Taco Oosterkamps Twitterprofiel is ambitieus. Hij ‘helpt’ ondernemers/managers aan twee uur per dag voor strategie, innovatie en groei. En dat is niet overdreven, want uit eigen ervaring wist de ondernemer zijn werkweek flink terug te brengen in uren. Nog drie à vier uur werkt hij per week op kantoor, de rest van de tijd is hij bezig met nieuwe plannen of reist hij om inspiratie op te doen. Zijn bedrijf is zo soepel georganiseerd dat hij het volledig kan overlaten aan zijn medewerkers. Wil niet elke ondernemer dat? Het veelgehoorde bezig zijn áán je bedrijf in plaats van er ín? Zodat je tijd overhoudt voor de kinderen thuis, een mooi vrijwilligersproject of nieuwe plannen?

Het is een probleem van veel ondernemers dat ze het liefst willen pionieren, maar daar in de praktijk niet aan toekomen, weet Oosterkamp. “Je hebt een idee en je gaat het doen. Maar voor je het weet groeit je bedrijf en zit je vast in dingen waarvan je vooraf niet beseft had dat die er ook bij horen. Dan moet je ineens managen in plaats van pionieren.” Zijn advies: voel je weerstand bij de dingen die je doet? Ga je bedrijf dan anders organiseren zodat je tijd overhoudt voor de dingen waar je wél energie van krijgt.

1. Doe geen simpele klusjes

Het begint met het inzien van je eigen waarde, aldus Oosterkamp. Daarbij kun je de 10-100-1000-regel gebruiken. Bedenk bij alles wat je doet wat het uurtarief ervan zou zijn: tien, honderd of duizend euro? Oosterkamp legt uit: “Veel ondernemers mopperen dat ze niet toekomen aan de belangrijke dingen. Maar dan staan ze toch weer een uur bij de kopieermachine en pakken elk klusje op dat gedaan moet worden. Je moet als ondernemer dingen die tien of honderd euro per uur kosten zo veel mogelijk schrappen, zodat je meer dingen kunt doen die duizend euro per uur opleveren.”
Besteed dus alle ‘goedkope’ klussen uit aan leveranciers of delegeer ze binnen je team. Of stop simpelweg met dingen je die nu doet. Kies ervoor om niet meer bij de wekelijkse vergadering zijn, maar vraag je medewerkers om achteraf de notulen te sturen. Of verlaag de frequentie van de vergadering van elke week naar eens per twee weken.

2. Werk niet hapsnap

Nog zo’n bekend ondernemersprobleem: alles hapsnap doen. Dan weer een stukje van het ene project, dan weer een stukje van het andere. Tussendoor maak je nog even een voorstel voor een klant die belt en beantwoord je de mail die binnenkomt. Voor je het weet heb je drie of vier verschillende dingen gedaan in een kwartier tijd. Funest voor je concentratie en energielevel, aldus Oosterkamp. “Op die manier werken, maakt je doodmoe. Vind je het gek dat je kapot bent aan het einde van de dag?”

Een oplossing is timeblocking: je werkdag indelen in blokken waarin je geconcentreerd werkt aan één taak. En dan ook echt geen andere taak. Spreek bijvoorbeeld met jezelf af dat je in de ochtend alleen inhoudelijk werk doet en geen regelklusjes. Wees er strikt in en communiceer dat ook naar je medewerkers, raadt Oosterkamp daarbij aan, zodat je niet gestoord wordt. “Je medewerkers moeten zich maar aanpassen. Ondernemers hebben te vaak een opendeurbeleid.”

Alles steeds een beetje doen is niet alleen slopend voor je energielevel, maar ook voor je inkomstenstroom. “Veel ondernemers doen eerst A, dan komen ze B tegen, gaan dat doen en komen vervolgens weer C, D of E tegen. Daardoor doen ze steeds kleine stukjes, terwijl een project pas geld oplevert als het helemaal af is.”

Oplossing: het AAABBBCCC-principe. Zet de projecten die lopen op een rij en sorteer ze op volgorde. Start met A en ga pas verder met B als A af is. Projecten leveren daardoor sneller geld op omdat je niet meer weken of maanden doet over een project dat ook best in een week af kan zijn. Dit hoeft overigens niet strikt: “Het is prima om twee of drie dingen naast elkaar te doen, maar bouw wel een limiet in”, raadt Oosterkamp aan.

3. Zeg ‘nee’

Bedenken wat je wilt is ook een belangrijk thema als je productief wilt zijn, meent Oosterkamp. “Als ondernemer loop je het risico dat je alleen maar bezig bent met geld verdienen; je pakt alles aan. Maar om productief te zijn, moet je afbakenen wat je doet als organisatie”, legt hij uit. Dat kun je zowel doen qua tijd (‘kunnen we het aan?’) als qua doelen (‘draagt het bij aan de visie van het bedrijf?). “Als je je missie en doelen vastlegt, zie je sneller welk werk je niet meer zou moeten doen.”

Concrete doelen maken dat je snel knopen kunt doorhakken, weet Oosterkamp. “Ondernemers zijn meester in het zien van kansen, maar zonder duidelijk doel is het moeilijk om te bepalen welke kansen je moet oppakken. Er komen misschien wel honderd kansen per week voorbij, maar als je een heldere missie hebt, pik je de juiste er meteen uit. Bedenk maar zo: twintig procent van je klanten zorgt voor tachtig procent van je omzet. Kun je de juiste keuzes maken, dan heeft dat een hefboomprincipe.”

4. Weet wat je rol is

Oosterkamp daagt ondernemers in zijn trainingen uit om na te denken waar ze willen zijn over twee of vijf jaar. Hoe ziet je ideale dag er dan uit, wat zijn je taken? Misschien ga je om tien uur op de racefiets naar kantoor, kijkt je kantoor uit over het water en ben je internationaal aan het ondernemen. Niet onbelangrijk: heb je je persoonlijke doelen vastgelegd, match die dan met je bedrijf, adviseert Oosterkamp. “Als je droom is om veel te reizen voor je bedrijf, maar je bouwt een bedrijf dat vast zit in Nederland, dan ga je jezelf saboteren.”

5. Ga aan de slag met knooppunten

Als je hebt bepaald wat je doel is, stel jezelf dan de vraag: waarom ben ik daar nog niet? Oosterkamp hanteert daarvoor de zogenaamde ‘current reality tree’, waarbij je statements opschrijft over je situatie. Bijvoorbeeld: ‘ik heb geen tijd om uitgebreid te lunchen’ of ‘mijn team kan problemen niet zelf oplossen’. Daar laat je vervolgens een oorzaak-gevolg-analyse op los om te zien waarom die problemen er zijn. “Soms is het een vicieuze cirkel. Je bent te druk omdat je geen secretaresse kunt betalen, maar omdat je geen secretaresse inhuurt, heb je ook nooit tijd om meer geld te verdienen.”

Met een dergelijke analyse kun je meestal twee of drie knooppunten ontdekken waaraan je kunt werken. Als je bijvoorbeeld vindt dat je je teveel moet bemoeien met vragen op de werkvloer, laat je team dan alle processen vastleggen en toets die procedures met je medewerkers. Je zorgt één keer dat het gestructureerd opgezet is en het team kan er daarna zelfstandig mee werken en hoeft je minder te storen. “Vaak is één knooppunt oplossen al genoeg om een hele keten aan problemen op te lossen door de kettingreactie die het opwekt.”

6. Wees tegen je medewerkers net zo streng als tegen je leveranciers

Het valt Oosterkamp op dat medewerkers in Nederland een bijzondere status hebben: bij een leverancier zoek je vrij snel een andere als je niet tevreden bent, maar bij een medewerker doe je dat niet. “Nederlandse ondernemers willen te graag aardig gevonden worden door hun medewerkers en vinden het belangrijk dat hun mensen hun werk leuk vinden. Daardoor voelt het onethisch om rotklusjes door te schuiven.”

Terwijl dat vaak helemaal niet erg is, voegt hij daar meteen aan toe. “Iemand anders vindt andere dingen dan jij leuk om te doen. Daarnaast is het aan jou om uit te leggen wat het beste werkt voor jouw bedrijf. Mijn team pusht bijvoorbeeld alle informatie die ik nodig heb naar me toe, op de manier die voor mij het beste werkt. Ik wil elke maandag een tussenstandje zien van onze afdeling marketing-verkoop. Dat wordt aangeleverd in het juiste bestandsformaat in de Dropbox waar ik om gevraagd heb. Dat soort informatievoorzieningen bespaart ontzettend veel vergadertijd.” Ander voorbeeld: Oosterkamp vraagt medewerkers met wie hij afspraken heeft gemaakt, regelmatig om die even te noteren en achteraf per mail terug te sturen. “Dat heb ik in één minuut gelezen en het scheelt me later duizend euro aan werk omdat ik het bij de start al zie als iemand het verkeerd begrepen heeft.”

Zeker in deze tijd kun je oefenen met het strak aansturen van mensen, aldus Oosterkamp. “In een economisch slechte tijd lopen medewerkers net wat meer op hun tenen omdat ze hun baan willen houden en kun je ze meer sturen.”

7. Neem geen mensen aan met wie het klikt

Bij extreem productief werken hoort ook het extreem selecteren van mensen, stelt Oosterkamp. Ga sollicitaties zien als audities, is zijn advies. “Laat mensen bewijzen dat ze een baan kunnen doen in plaats van dat ze goed zijn in een sollicitatiegesprek voeren. Zet het doel en de missie van een functie op papier: waarom is die baan er? Wat moet je kunnen om dat goed te doen? Dan kun je een stappenplan opstellen om kwalificaties te testen.” Daarnaast is het prima om al vroeg te vragen naar salarisverwachtingen, aldus Oosterkamp. “Waarom zou je tijd steken in gesprekken met iemand die onrealistische verwachtingen heeft?”

De grootste valkuil voor ondernemers is dat ze mensen aannemen met wie ze een klik hebben, in plaats van dat ze mensen kiezen die qua profiel passen bij de baan, meent Oosterkamp. “Je zoekt iemand die het werk gaat doen dat jij niet wilt doen, dus het moet een ander type zijn dan jij”, legt hij uit. “Probeer een baan ook niet mooier te maken dan hij is. Als een baan inhoudt dat iemand van tien tot vier moet doorrammen op typwerk, en dat heel snel kunnen typen het belangrijkst is, dan moet je dat precies zo zeggen. Bedenk maar zo: degene die jij op die functie wilt hebben, vindt dat het fijnste of leukste werk wat er is.”

Kijk daarnaast per functie hoe je met een medewerker omgaat, raadt Oosterkamp aan. “Een secretaresse die goed is in regelmaat en consequent dezelfde dingen doen, hecht waarschijnlijk ook aan standaard negen-tot-vijf werktijden. Dat hoort bij zo iemand en zorgt ervoor dat iemand goed functioneert.”

Werkt een afdeling niet helemaal lekker? Vraag de mensen dan eens om de top-3 van hun meest en minst favoriete werkzaamheden op te stellen. “Vaak kom je er daardoor achter dat mensen klussen tegen hun zin doen, terwijl anderen die leuk vinden. Met een herverdeling heb je minder strubbelingen en wordt het afgeleverde werk betrouwbaarder.”

8. Alleen nog ja/nee mails

Heb je eenmaal de juiste mensen op de juiste plek zitten, dan kun je de aansturing productiever maken. Oosterkamp voerde zelf succesvol op dat vlak een aantal tijdbesparende regels door. Allereerst: zijn medewerkers mogen in principe alleen nog mails sturen waar hij met ja of nee op kan antwoorden. “Ik kreeg vaak alleen al zeventig mails op een dag van mijn eigen mensen, daar werd ik gek van. Met de ja-nee-regel gaan mensen eerst zelf nadenken en onderling overleggen. Daarna leggen ze mij een oplossing voor. Ik hoef dan meestal alleen nog twee letters te typen, ‘ja’, in plaats van dat ik moet meedenken over een probleem en daar een heel verhaal over ga terugsturen.” Dat is even wennen voor de medewerkers – “soms moet je ze dwingen een mail nog een keer te sturen” – maar als je consequent bent, heb je volgens Oosterkamp na twee jaar een heel ander team zitten. “Ze worden zelfdenkend en je ziet ze groeien in verantwoordelijkheid.”

Om nog minder gestoord te worden, stelde Oosterkamp daarna nog een regel in: overleg gebeurt alleen face-to-face, tijdens een spreekuur. Zijn medewerkers krijgen daar elk twintig minuten voor en een kookwekker telt de tijd af. “Verder mogen ze me niet meer storen en binnenlopen. Mensen bundelen daardoor hun vragen, maken overleglijstjes op volgorde van urgentie en bedenken ook daar ja/nee-voorstellen”, vertelt hij. “Ik spring natuurlijk in als er iets misgaat, maar dat is zelden nodig. Het scheelt enorm veel tijd. Mensen ouwehoeren zo een uur vol, dat kost duizend euro omdat ik dat uur niet kan besteden aan waarde toevoegen.”

9. Vergeet niet te relaxen tijdens tijdwinst

Tot slot moet je niet vergeten om uit te rusten en je successen te vieren. Maak een ‘tadaaa’-lijst, raadt Oosterkamp aan, een lijst van dingen die je dit jaar hebt bereikt. “Als je ze zo niet kunt bedenken, loop je agenda van dit jaar dan nog eens door: wat heb je gedaan? Dan kom je erachter dat je veel dingen gedaan hebt waar je trots op kunt zijn. Soms moet je voldoening zoeken, maar het zou er wel moeten zijn.”

Nog zo’n probleem waar ondernemers mee kampen: het werk is nooit af, je kunt altijd meer geld verdienen. “Het is een soort Holle Bolle Gijs-principe, waardoor je als ondernemer nooit voldoening hebt en je zelden echt ontspannen bent.” Dit kun je voorkomen door mijlpalen voor jezelf vast te stellen: als ik deze week maar vier avonden doorwerk in plaats van zeven, dan beloon ik mezelf met een popconcert. Of: als ik deze week doorknal om dit project af te krijgen, dan doe ik in het weekend niets.

Uitrusten is belangrijk om afstand te kunnen nemen van je bedrijf en creatief te kunnen blijven. “Veel ondernemers vinden hun bedrijf zo leuk dat ze er altijd mee bezig zijn, en weten daardoor niet eens meer wat ze met vrije tijd aan moeten. Maar als je altijd blijft doorgaan, put je je energiereserves uit en raak je je creativiteit kwijt. Dan ga je standaardreacties geven, meer van hetzelfde”, aldus Oosterkamp. En dat is dus precies wat je niet wilt als ondernemer.

Zijn oplossing: “Maak een lijst met 97 dingen die je van kinds af aan leuk vond om te doen. Daarvan kun je dingen gaan doen die je energie geven.” Maar: “Pas op dat je er in je enthousiasme niet meteen weer een nieuw bedrijf van maakt.”

Follow @karinhusslage

door Karin Husslage

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden die Media de Boer bied op het gebied van online marketing? Media de Boer heeft online specialisten in huis die gespecialiseerd zijn in webdesign, Google AdWords beheer en verschillende social media platformen. Neem vrijblijvend contact op voor een offerte via onze website.